NHU CẦU CẦN THIẾT TRONG BẤT KỲ LOẠI VĂN PHÒNG NÀO

Các văn phòng có thể là nơi hoạt động của một doanh nghiệp được phát triển cơ bản hoặc chúng có thể là trình bày giống nhau, trong mọi trường hợp, chúng là những không gian quan trọng trong đó một lượng lớn thời gian được sử dụng.

Mỗi người phải thích nghi với nhu cầu cụ thể của họ, tuy nhiên, có một số yếu tố phổ biến làm cho bất kỳ loại văn phòng nào trở thành nơi làm việc tốt hơn.

Rõ ràng là bạn không cần phải có cùng một không gian trong một công ty tiếp thị như trong một công ty luật, bạn cũng không cần các công cụ làm việc giống nhau, nhưng ví dụ, cả cái này và cái kia, bạn cần giữ tài liệu, cả trực tuyến và ngoại tuyến để tối thiểu, họ cần máy tính và tủ hồ sơ. Tuy nhiên, thông thường là trong các ngành nghề mới hơn hoặc sáng tạo hơn, các văn phòng là không gian mở, không có vách ngăn, tạo cảm giác rộng rãi trong đó sự riêng tư không phải là thứ gì đó liên quan hàng ngày, nhưng trong các ngành nghề khác quyền riêng tư rất quan trọng, chẳng hạn như tư vấn tâm lý hoặc một công ty luật, các văn phòng có xu hướng là không gian kín với các không gian khác nhau cho mỗi chuyên gia.

Những yếu tố chính mà chúng tôi chia sẻ dưới đây sẽ làm cho mỗi văn phòng trở thành không gian hoàn hảo để làm việc.

>>> Tham khảo thêm: Thiết kế nội thất phong cách Eco không phải ai cũng biết

Phân phối

Ngoài việc phân phối tất cả các không gian vật lý được bao phủ bởi văn phòng, nghĩa là, nếu nó có một văn phòng hoành tráng hoặc có phân vùng, việc phân phối công việc là rất cần thiết. Chúng tôi khuyên bạn nên ở nơi bạn sẽ ngồi làm việc, bạn có một không gian một mét rưỡi để bạn có thể di chuyển dễ dàng sang mọi phía. Nếu bạn có đèn hoặc cửa sổ gần đó, máy tính nên vuông góc với bóng đèn để tránh phản xạ khó chịu trên màn hình.

Điều rất quan trọng là phải tính đến các điều kiện và môi trường làm việc của văn phòng, vì nó phụ thuộc phần lớn vào việc người lao động cảm thấy thoải mái, có giá trị và năng suất cao hơn nhiều. Khi một nhân viên cảm thấy thoải mái trong công việc, động lực sẽ tăng hơn nhiều.

Ánh sáng

Nếu có thể, hãy chọn khu vực bạn sẽ làm việc có ít nhất một đầu vào ánh sáng tự nhiên, như chúng tôi đã đề cập ở điểm trước, ánh sáng sẽ chiếu vuông góc với màn hình nơi bạn đang làm việc và nếu ánh sáng trực tiếp chiếu vào, tốt nhất là sử dụng rèm cửa pha lê hoặc pha lê để pha màu ánh sáng.

Lý tưởng nhất, ánh sáng trong văn phòng có màu trắng hoặc hơi xanh để giảm mệt mỏi.

Nếu bạn có một văn phòng nhỏ, tốt nhất là màu sắc của các bức tường rõ ràng, một ý tưởng tốt cho văn phòng của bạn nếu nó không quá lớn là màu của các bức tường là màu xanh nhạt khi nồng độ tăng.

Mặt khác, đối với không gian làm việc không có nhiều ánh sáng tự nhiên, màu trắng là một lựa chọn tuyệt vời, vì nó giúp tăng cường độ sáng, ngoài việc mở rộng không gian một cách trực quan. Các màu khác có thể hoạt động rất tốt trong không gian làm việc là tông màu xám nhạt, xanh lá cây, màu be hoặc màu cam mềm mại và màu vàng.

Các yếu tố cơ bản

Dù không gian làm việc văn phòng của bạn là gì, có một số yếu tố giúp cuộc sống hàng ngày trở nên dễ chịu, thoải mái và đơn giản hơn. Có đủ đồ dùng văn phòng và nó được sắp xếp và lưu trữ đúng cách để có thể truy cập bất cứ lúc nào, sẽ giải phóng bạn khỏi nhiều trận chiến về lý do tại sao vật liệu trên bàn bị biến mất, ai đã gặp phải những tình huống tương tự. Rằng có đủ tài liệu và sự truy cập của nó được biết bởi tất cả các nhân viên cần nó, tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh các tranh chấp không cần thiết.

Một yếu tố cơ bản khác, đặc biệt đối với những người không có trí nhớ tốt, là luôn có một cuốn sổ tay bên cạnh, nơi ghi lại những nhiệm vụ khẩn cấp nhất, những tin nhắn do đối tác để lại, dữ liệu của một cuộc gọi điện thoại, v.v. Các vật liệu văn phòng thiết yếu khác là kẹp, ghim, bút, kéo, phong bì … vv

Nội thất và trang trí

Đây là một trong những yếu tố quan trọng khi trang bị đúng văn phòng của bạn, lựa chọn nội thất tốt sẽ giúp bạn thoải mái, năng suất và tăng khả năng hoạt động trong không gian. Điều đầu tiên là phải tính đến kích thước của văn phòng và lưu ý rằng đồ nội thất là một phần của thiết kế trang trí văn phòng, để sự lựa chọn của bạn hướng đến sự thoải mái nhưng cũng là hình ảnh mà bạn muốn truyền đạt.

Nếu các khu vực khác nhau có sẵn trong văn phòng, các thiết kế khác nhau có thể được tạo ra cho mỗi người.

Có những món đồ nội thất thiết yếu, như ghế văn phòng, bàn làm việc, thùng rác, bàn họp và đồ nội thất phòng chờ, nếu có, là những thứ phổ biến nhất.

Nội thất văn phòng công thái học là nguyên nhân trực tiếp trong sự thoải mái và hiệu suất, mỗi nhân viên có đặc điểm và nhu cầu vật lý, vì vậy việc ưu tiên sự thoải mái của bạn bằng cách cung cấp đồ nội thất công thái học là rất quan trọng. Điều này đạt được mà không tốn quá nhiều tiền với ghế có thể điều chỉnh ở ghế, tựa lưng và tay vịn, ví dụ.

Ngoài đồ nội thất công thái học, điều rất thú vị là chúng cũng là đồ nội thất nhẹ, lắp ráp đơn giản, chịu được và hoàn thiện theo phong cách bạn muốn cung cấp cho văn phòng của bạn.

Mặt khác, điều cần thiết là đồ nội thất có chức năng và nó phù hợp với nhu cầu của công ty và của mỗi nhân viên.

Công nghệ ngày càng trở nên quan trọng trong các văn phòng, dù là loại hình kinh doanh nào, vì vậy bạn cũng phải tính đến bố cục của máy in, máy quét, v.v.

Một vài lời khuyên cuối cùng về trang trí là có một tác phẩm nghệ thuật kích thích trí tưởng tượng và mang lại nét riêng và khác biệt cho văn phòng của bạn, và với một số cây xanh, chúng sẽ mang lại nhiều sức sống cho văn phòng, giảm ô nhiễm và cải thiện tinh thần.

Lưu trữ tài liệu giấy

Cách tổ chức các tệp văn phòng hoặc cách thức và nơi lưu một lượng lớn tài liệu được tạo ra, có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng quá trình này không nhất thiết phải phức tạp nếu bạn có kế hoạch.

Khi bạn có một hệ thống tệp chính xác, tất cả những gì bạn phải làm là bám vào một hệ thống không đổi để giữ cho chúng có trật tự và có thể truy cập mãi mãi. Và có phải là một văn phòng có tổ chức là một thành công chắc chắn và về mặt tài liệu, điều cần thiết là phải có đủ số lượng để tổ chức và tủ hồ sơ.

Có rất nhiều hệ thống lưu trữ để lưu trữ tài liệu, mỗi hệ thống đều thích ứng với các nhu cầu cụ thể. Ví dụ, một số được thiết kế để dễ tiếp cận hơn nhiều, đây là lý tưởng cho nơi làm việc, nơi nhiều cuộc tư vấn được thực hiện hàng ngày, vì điều này có thể được thực hiện rất nhanh.

Mặt khác, đối với tài liệu lưu trữ bán tích cực, lý tưởng là có một số kệ từ sàn đến trần, vì chúng là cách tốt nhất để tối ưu hóa không gian.

Trong trường hợp có một lượng lớn tài liệu không hoạt động, tốt nhất nên chọn kệ kim loại có hộp tệp, vì theo cách này trong một không gian nhỏ, bạn có thể lưu trữ tất cả tài liệu của mình trong điều kiện hoàn hảo. Những kệ này rất đơn giản để lắp ráp, vì chúng không có đai ốc hoặc ốc vít, và chúng cũng rất bền. Ưu điểm lớn nhất của nó là chúng có thể được mở rộng với các kệ, mô-đun bổ sung hoặc hộp bổ sung.

Không có nghi ngờ rằng việc lưu trữ tài liệu có tầm quan trọng sống còn đối với bất kỳ loại công ty nào, nhiều khía cạnh của nó phụ thuộc vào nó. Để có thể lưu trữ tài liệu này một cách chính xác, điều cần thiết là phải có một hệ thống lưu trữ tốt và đồ nội thất chống chịu, lắp ráp dễ dàng và chất lượng cao.

Cuối cùng, bạn nên nhớ rằng ngoài việc có các kệ để lưu trữ, bạn cần có các thư mục và tủ tệp để lưu tài liệu trước khi lưu trữ. Một khía cạnh rất quan trọng khác cần xem xét là xác định từng thư mục và kệ nơi chúng được đặt với nhãn, theo cách này bạn sẽ luôn biết nơi bạn có mọi thứ.